Document legal

Politica de confidențialitate

Ce date colectăm prin formularele site-ului, pe ce temei legal, cât le păstrăm și ce drepturi ai.

Document master, în limba română. Traducerea în engleză (versiunea principală a site-ului) și în coreeană se face nativ, de un traducător/jurist, nu automat orice diferență de nuanță juridică între versiuni e un risc, mai ales pe secțiunile despre transferul de date către Coreea de Sud și SUA. Acest fișier e conținutul sursă din care se pornesc traducerile.

Acest text nu este consultanță juridică și nu poate fi publicat ca atare. Fiecare mențiune [DE COMPLETAT] trebuie înlocuită cu date reale ale companiei, iar fiecare mențiune [VALIDARE AVOCAT] trebuie confirmată de un jurist (ideal cu experiență în protecția datelor și, dat fiind sediul din Coreea de Sud, cu acces la consultanță PIPA locală) înainte de lansare.

Ultima actualizare a acestui document sursă: 5 septembrie 2026.

1. Cine suntem și cum ne puteți contacta

Acest site (alucardgroup.com) este operat de Alucard Solutions Ltd, cu sediul în 112 Morden Road, London, SW19 3BP, United Kingdom, înregistrată la Companies House, Anglia și Țara Galilor, sub numărul 16241340 (“noi”, “Alucard”, “operatorul”).

Alucard Group operează birouri în România (București), Statele Unite ale Americii (Chicago, IL) și Coreea de Sud (Seul). Pentru scopul acestei politici, entitatea de mai sus este operatorul de date pentru informațiile colectate prin acest site, indiferent de limba în care îl vizitați. Celelalte entități ale grupului sunt menționate în site (footer, pagina „Despre”) în scop de transparență privind prezența internațională, dar nu prelucrează, ca regulă, datele dumneavoastră colectate prin formularele acestui site, cu excepția situațiilor descrise explicit la Secțiunea 6 (transferuri internaționale).

[VALIDARE AVOCAT]: confirmarea care dintre entitățile grupului este corect desemnată ca operator unic al site-ului, mai ales dacă echipa din Coreea de Sud sau din SUA are acces direct la lead-urile colectate prin formular (caz în care ar putea fi considerată operator asociat sau operator distinct, nu doar destinatar intern).

Pentru orice întrebare despre această politică sau despre datele dumneavoastră, ne puteți scrie la:

Email dedicat protecției datelor: [DE COMPLETAT ex. privacy@alucardgroup.com]
Email general: office@alucard.ro
Telefon: +40 752 842 371

Nu avem, la acest moment, un responsabil cu protecția datelor (DPO) desemnat formal o agenție de dimensiunea noastră nu intră, ca regulă, sub incidența obligației de desemnare a unui DPO conform Art. 37 GDPR. [VALIDARE AVOCAT] dacă activitatea de marketing/publicitate pe care o desfășurăm pentru clienți implică, la scara la care se face efectiv, o prelucrare pe scară largă de date sensibile în numele lor, situație care ar schimba această concluzie.

2. Ce date colectăm și de unde

2.1 Datele pe care ni le oferiți direct, prin formular

Site-ul are mai multe tipuri de formular (cerere de ofertă, contact general, întrebare despre un proiect din portofoliu, înscriere la newsletter, candidatură pentru un post), toate construite pe aceeași structură de bază. În funcție de formularul folosit, colectăm:

Dată	Obligatorie?	De ce o cerem
Nume	Da	Să știm cui răspundem
Adresă de email	Da	Canalul principal de răspuns
Număr de telefon	Nu	Doar dacă preferați să vă contactăm telefonic
Companie	Nu	Context pentru oferta pe care o pregătim
Website-ul companiei dvs.	Nu	Ne ajută să înțelegem proiectul înainte de a răspunde
Serviciile de interes	Nu	Direcționăm cererea către echipa potrivită
Buget estimat	Nu	Ajută la pregătirea unei oferte realiste
Mesajul dvs. (max. ~2000 caractere)	Da, pentru formularul de contact general	Conținutul efectiv al cererii
Limba paginii de pe care ați trimis formularul	Da (automat)	Ca să vă răspundem în limba potrivită
Bifa de acord cu prelucrarea datelor conform acestei politici	Da	Confirmarea că ați citit informarea
Bifa separată de abonare la newsletter	Nu	Opțională, nebifată implicit, distinctă de trimiterea formularului

Câmpurile marcate „nu” pot rămâne necompletate nu vă blocăm trimiterea formularului dacă nu le completați, cu excepția celor marcate expres „da”.

2.2 Date colectate automat, tehnic, la trimiterea formularului

Odată cu formularul, mai salvăm câteva date tehnice, necesare pentru securitate, atribuirea corectă a cererii și prevenirea spam-ului:

Pagina de pe care a fost trimis formularul și, dacă e cazul, pagina de la care ați venit (referrer);
Parametrii de campanie (UTM), dacă ați ajuns pe site printr-un link de campanie (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content) ne spun ce canal de marketing v-a adus la noi, ca să știm ce funcționează, nu ca să vă profilăm individual;
Adresa IP, dar niciodată în formă brută/lizibilă stocăm un hash trunchiat al adresei IP (o amprentă tehnică ireversibilă, nu adresa în sine), suficient pentru a limita numărul de trimiteri de la aceeași sursă într-un interval scurt (protecție anti-spam) și pentru investigarea unor eventuale abuzuri. Nu putem reconstitui adresa IP originală din acest hash;
User-agent-ul browserului (ce browser/dispozitiv ați folosit) util tehnic, pentru depanare și detectarea traficului automat (boți);
Un scor/rezultat de la sistemul de verificare anti-bot (Cloudflare Turnstile) confirmă faptul că formularul a fost trimis de o persoană, nu de un script automat; nu implică un cont Google și nu setează cookie-uri de urmărire cross-site;
Dacă un câmp „capcană” ascuns (honeypot, invizibil pentru vizitatori reali) e completat automat de un bot, semnalăm intern acest lucru nu vă afectează pe dumneavoastră ca persoană reală.

2.3 Date din navigarea pe site (analiză de trafic)

Vezi Politica de cookie-uri (document separat, link mai jos) pentru detalii complete despre ce instrumente de analiză folosim, ce date colectează fiecare și cum vă puteți retrage consimțământul. Pe scurt:

Folosim un instrument de analiză fără cookie-uri și fără date personale (ex. Plausible/Fathom sau echivalent), activ implicit, pentru statistici agregate de trafic nu vă identifică individual și nu necesită consimțământul dvs.
Folosim, doar dacă vă dați consimțământul explicit prin bannerul de cookie-uri, Google Analytics 4 (cu Google Tag Manager) pentru analiză mai detaliată și pentru urmărirea eficienței campaniilor de publicitate, și Microsoft Clarity pentru înregistrări de sesiune și hărți de interacțiune (heatmaps), cu mascarea automată a conținutului introdus în câmpurile de formular.

2.4 Date primite din surse terțe

Nu cumpărăm și nu obținem liste de contacte de la terți. Singurele date pe care le primim „indirect” sunt cele transmise de platformele de publicitate (Google Ads, Meta etc.) sub formă de statistici agregate de campanie, nu date personale individuale ale vizitatorilor.

3. De ce prelucrăm aceste date (scop și temei legal)

Scop	Temei legal GDPR	Explicație
Răspuns la o cerere de ofertă / brief tehnic	Art. 6(1)(b) executarea de măsuri precontractuale la cererea dvs.	Ne-ați cerut explicit o discuție comercială
Răspuns la un mesaj de contact general	Art. 6(1)(f) interesul nostru legitim de a gestiona eficient solicitările primite	Am evaluat că acest interes nu prevalează asupra drepturilor dvs.; puteți obiecta oricând (Secțiunea 8)
Trimiterea de newsletter	Art. 6(1)(a) consimțământul dvs. explicit, separat	Doar dacă ați bifat opțiunea distinctă, nebifată implicit
Prevenirea spam-ului și a abuzurilor pe formular (rate limiting, verificare anti-bot)	Art. 6(1)(f) interes legitim de securitate a serviciului	Necesar tehnic, proporțional, nu vă profilează
Analiză agregată de trafic (strat fără cookie-uri)	Nu implică date cu caracter personal	Nu se aplică GDPR pe acest strat, conform configurației folosite
Analiză GA4/GTM și înregistrări de sesiune (Clarity)	Art. 6(1)(a) consimțământul dvs., dat prin bannerul de cookie-uri	Activ doar după ce alegeți „Acceptă” pentru categoria respectivă
Păstrarea documentelor financiar-contabile pentru clienți	Obligație legală (Codul fiscal și legislația contabilă din România)	Termen legal de 5 ani, nu opțional

Nu folosim niciun proces decizional automatizat sau de profilare care să producă efecte juridice asupra dvs. sau să vă afecteze în mod similar semnificativ (Art. 22 GDPR). Dacă vom introduce vreodată un sistem de scoring automat al lead-urilor cu efecte asupra modului în care vă tratăm cererea, vom actualiza această secțiune înainte de a-l activa.

4. Cui transmitem datele dumneavoastră (destinatari)

Nu vindem și nu închiriem datele dvs. către terți în scop de marketing al altor companii. Le transmitem doar furnizorilor tehnici necesari funcționării site-ului și proceselor noastre interne, fiecare cu propriul acord de prelucrare a datelor (DPA) conform Art. 28 GDPR:

Găzduire (hosting) a site-ului și a bazei de date cu lead-uri [DE COMPLETAT furnizorul de hosting ales și locația serverelor].
Trimitere de email (notificări interne și confirmări automate către dvs.) [DE COMPLETAT furnizorul de email ales].
Analiză de trafic: instrumentul cookieless folosit implicit ([DE COMPLETAT Plausible, Fathom sau echivalentul ales]) și, condiționat de consimțământ, Google Analytics 4/Google Tag Manager (Google Ireland Limited / Google LLC).
Hărți de interacțiune și înregistrări de sesiune, condiționat de consimțământ: Microsoft Clarity (Microsoft Corporation).
Verificare anti-spam/anti-bot: Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.).
CRM, dacă și când se activează o integrare [DE COMPLETAT numele CRM-ului, dacă și când se alege unul].

Fiecare dintre acești furnizori prelucrează datele exclusiv conform instrucțiunilor noastre, în baza unui contract de prelucrare, și nu le folosește în scopuri proprii.

5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră

Categorie de date	Perioadă de păstrare
Lead care nu devine client (formular de contact/ofertă)	[DE COMPLETAT perioadă exactă stabilită cu conducerea; recomandare 12-24 luni de la ultimul contact], apoi ștergere sau anonimizare
Lead care devine client	Datele trec pe temeiul contractului semnat cu dvs.; documentele financiar-contabile aferente (facturi, contracte) se păstrează 5 ani, termen legal
Abonat la newsletter	Până la dezabonare, plus un termen scurt de curățare tehnică (până la 30 de zile)
Loguri anti-spam / hash-uri IP pentru rate limiting	Termen scurt, tehnic se șterg automat după cel mult 24 de ore de la colectare
Date din analiza de trafic (GA4, dacă acceptat)	Conform ferestrei configurate în platformă [DE COMPLETAT valoare exactă aleasă în GA4]

Nu păstrăm datele „la infinit”. După expirarea perioadei, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate ireversibil, astfel încât să nu vă mai poată identifica.

6. Transferuri internaționale de date

Alucard Group are prezență în România (UE), Statele Unite ale Americii și Coreea de Sud. În funcție de cum sunt organizate echipele și infrastructura tehnică, datele dvs. pot fi transmise sau accesibile din afara Spațiului Economic European. Vă informăm despre mecanismele aplicabile:

Coreea de Sud beneficiază de o decizie de adecvanță a Comisiei Europene (adoptată în decembrie 2021), ceea ce înseamnă că, în principiu, transferul de date personale din UE către Coreea de Sud este permis fără garanții suplimentare, pentru datele acoperite de acea decizie. [VALIDARE AVOCAT]: confirmarea că fluxul concret de date al acestui site (lead-uri colectate prin formular, accesibile echipei din Coreea) se încadrează integral în domeniul de aplicare al deciziei de adecvanță sau dacă entitatea din Coreea acționează, în fapt, ca un operator de date distinct, caz în care ar putea fi necesare garanții suplimentare (ex. Clauze Contractuale Standard).
Statele Unite ale Americii: transferurile către furnizori sau entități americane se fac doar către companii certificate în cadrul Data Privacy Framework (DPF) UE-SUA, sau în baza unui alt mecanism valid (Clauze Contractuale Standard). [DE COMPLETAT/VALIDARE AVOCAT] se confirmă certificarea DPF a entității/furnizorilor americani implicați (inclusiv, dacă e cazul, a entității Alucard din Chicago) înainte de lansare.
Pentru vizitatorii din Coreea de Sud care completează formularul pe versiunea KO a site-ului: dacă datele dvs. sunt transferate în afara Coreei (de exemplu, către infrastructura noastră găzduită în UE), legea coreeană (PIPA) impune un consimțământ separat și explicit pentru acest transfer, distinct de acordul general pentru prelucrarea datelor. Acest consimțământ dedicat vă este solicitat, dacă e cazul, direct în formularul versiunii coreene, cu detalii despre scopul transferului, destinatarul și perioada de păstrare. [VALIDARE AVOCAT local coreean].

Efortul nostru declarat de proiectare este să păstrăm lead-urile colectate printr-o singură bază de date centrală, găzduită în Uniunea Europeană, cu acces acordat echipelor din celelalte sedii acolo unde e necesar, nu copii/exporturi necontrolate asta reduce suprafața reală de transfer de date către afara UE.

Pentru detalii complete despre categoriile de cookie-uri folosite, scopul fiecăreia, durata de viață și cum vă puteți retrage sau schimba consimțământul, consultați Politica de cookie-uri (Politica de cookie-uri / pagina „Cookie-uri” a site-ului). Această politică de confidențialitate tratează doar prelucrarea datelor cu caracter personal rezultate din utilizarea cookie-urilor acceptate; regulile tehnice de consimțământ sunt descrise integral în documentul dedicat.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți dreptul:

de acces să aflați ce date avem despre dvs.;
de rectificare să corectați date inexacte sau incomplete;
de ștergere (“dreptul de a fi uitat”) să cereți ștergerea datelor, când nu mai există un temei legal pentru păstrarea lor;
la restricționarea prelucrării în anumite situații (ex. contestați exactitatea datelor);
la portabilitatea datelor să primiți datele într-un format structurat, pentru a le transmite altui operator;
de opoziție să vă opuneți prelucrării bazate pe interes legitim (ex. contact general);
de a vă retrage consimțământul oricând, pentru prelucrările bazate pe consimțământ (newsletter, cookie-uri de analiză/marketing), fără a afecta legalitatea prelucrării de dinainte de retragere;
de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere din țara dvs. de reședință, dacă e diferită de România; pentru vizitatorii din Coreea de Sud, autoritatea competentă locală este Personal Information Protection Commission (PIPC), dacă legea coreeană se aplică situației dvs. concrete (vezi Secțiunea 6).

Pentru a vă exercita oricare dintre aceste drepturi, scrieți la [DE COMPLETAT email dedicat protecției datelor]. Vă vom răspunde în cel mult 30 de zile de la primirea cererii (termen legal GDPR), după ce vă verificăm identitatea, pentru a ne asigura că nu divulgăm date către o persoană neîndreptățită.

9. Furnizarea datelor e obligatorie?

Furnizarea datelor marcate „obligatorii” în formular este necesară pentru a vă putea răspunde la solicitare dacă nu le completați, nu vom putea procesa cererea. Furnizarea datelor opționale (telefon, companie, buget estimat etc.) este la latitudinea dvs. și nu vă blochează trimiterea formularului.

10. Copii sub 16 ani

Site-ul și serviciile Alucard Group se adresează companiilor și profesioniștilor, nu minorilor. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 16 ani. Dacă aflăm că am colectat neintenționat astfel de date, le vom șterge. [VALIDARE AVOCAT] dacă pagina de cariere colectează date de la candidați minori (ex. stagii pentru studenți sub 16 ani) puțin probabil, dar de confirmat.

11. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică din când în când, de exemplu atunci când schimbăm un furnizor tehnic, adăugăm un nou tip de formular sau când se modifică legislația aplicabilă. Data ultimei actualizări este afișată la începutul documentului. În cazul unor modificări semnificative (ex. schimbarea temeiului legal principal sau a destinatarilor datelor), vă vom informa printr-o notificare vizibilă pe site, nu doar prin actualizarea tacită a datei.

12. Contact

Pentru orice întrebare legată de această politică sau de datele dvs. personale:

Email: [DE COMPLETAT email dedicat protecției datelor]
Email general: office@alucard.ro
Telefon: +40 752 842 371
Adresă poștală: 112 Morden Road, London, SW19 3BP, United Kingdom

Ce trebuie completat înainte de publicare

Date de firmă ([DE COMPLETAT]) 6 marcaje:

Emailul dedicat protecției datelor (Secțiunile 1, 8, 12)
Furnizorul de hosting și locația serverelor (Secțiunea 4)
Furnizorul de email tranzacțional (Secțiunea 4)
Instrumentul cookieless de analiză ales (Secțiunea 4)
Numele CRM-ului, dacă și când se alege unul (Secțiunea 4)
Perioada exactă de retenție a lead-urilor care nu devin clienți, stabilită cu conducerea (Secțiunea 5)

Puncte de validare juridică ([VALIDARE AVOCAT]) 6 marcaje:

Confirmarea entității corect desemnate ca operator unic al site-ului (Secțiunea 1)
Necesitatea unui DPO formal, în funcție de scara reală a prelucrărilor de marketing pentru clienți (Secțiunea 1)
Domeniul de aplicare al deciziei de adecvanță UE–Coreea de Sud pentru fluxul concret de date al acestui site (Secțiunea 6)
Certificarea Data Privacy Framework a entităților/furnizorilor americani implicați (Secțiunea 6)
Mecanismul de consimțământ separat pentru transfer de date în afara Coreei, pe formularul versiunii KO validare cu jurist local PIPA (Secțiunea 6)
Confirmarea că pagina de cariere nu colectează date de la minori sub 16 ani (Secțiunea 10)

De confirmat cu clientul (nu e marcaj legal, dar blochează completarea de mai sus): natura exactă a prezenței din Coreea de Sud și SUA (entitate juridică proprie / partener / doar birou local) determină cine e operator vs. simplu destinatar intern, cu impact direct asupra Secțiunilor 1 și 6.